Datenschutzerklärung Alfaview
Der Respekt vor Ihrer Person und damit auch vor den Daten, die sich auf Ihre Person beziehen, ist uns ein großes Anliegen. Daher wollen wir die Datenverarbeitung mittels alfaview für Sie so transparent und nachvollziehbar wie möglich gestalten. Deshalb sollen Sie im Nachfolgenden von uns erfahren, wie die Datenverarbeitung bei alfaview erfolgt, welche Zwecke wir mit dem Einsatz verfolgen und einiges weiteres Wissenswertes, rund um die Datenverarbeitung gem. den gesetzlichen Vorgaben von Artt. 12 ff. DS-GVO ggf. in Verbindung mit weiteren, spezialgesetzlichen Anforderungen.
1. Allgemeines zu alfaview und seinen Funktionalitäten:
Bei alfaview handelt es sich um eine Videokonferenz-Plattform, über die Personen in sog. virtuellen Räumen in Echtzeit per Bild und Ton miteinander kommunizieren können.
Alfaview verfügt ferner über weitere Funktionalitäten, wie etwa Bildschirminhalte zu teilen,
Kurznachrichten via Chat an einen bestimmten oder eine Gruppe von Teilnehmern zu senden, etc. Die alfaview-Website bietet ferner Möglichkeiten zur Registrierung sowie der Benutzer- und Raumverwaltung. Mittels der Webseite ist es auch möglich, einen alfaview-Raum zu betreten und an einem stattfindenden Meeting teilzunehmen.
Alfaview kann webbasiert (mittels eines Browsers) oder mittels eines eigenen, herunterladbaren Clients (einer eigenständigen Software) genutzt werden. Diese Client-Software ist sowohl für Desktop-Computer als auch für mobile Geräte erhältlich. Der Download des Desktop-Clients z. B. für Windows-Plattformen, erfolgt über die alfaview-Website. Die alfaview-App ist für die gängigen Smartphone-Plattformen (iOS und Android) in den jeweiligen App-Portalen erhältlich.
2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitungen rund um den Einsatz von alfaview:
Beim Einsatz von alfaview gilt es, aufgrund der unterschiedlichen Datenverarbeitungskonstellationen, die im Rahmen der Nutzung von alfaview denkbar sind, auch hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit zu unterscheiden.
2.1 Grundsätzliche Verantwortlichkeit
Grundsätzlicher Verantwortlicher für die maßgeblichen, in den Anwendungsbereich der DS-GVO fallenden Datenverarbeitungen mittels alfaview sind grundsätzlich wir, das:
Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg
Königstr. 46
70173 Stuttgart
Wir haben eine Datenschutzbeauftragte bzw. einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen diesen unter datenschutz@mwk.bwl.de
Der Anbieter des alfaview-Services ist die
alfaview GmbH
Kriegsstr. 100
76133 Karlsruhe
Telefon: +49 721 35450-450
E-Mail: info@alfaview.com
Datenschutzbeauftragter: E-Mail an datenschutz@alfaview.com oder unter ihrer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.
Die Tätigkeiten, die die alfaview GmbH für uns erbringen soll, stellen Tätigkeiten einer sog. Auftragsverarbeitung dar. Dabei sind wir der datenschutzrechtliche Verantwortliche und alfaview der sog. Auftragsverarbeiter. Zur rechtskonformen Regelung dieses Verhältnisses haben wir mit alfaview eine entsprechende Vereinbarung gem. Art. 28 DS-GVO abgeschlossen. Mittels dieser ist vertraglich gewährleistet, dass alfaview die Daten, für deren Verarbeitung wir die Verantwortung haben, nur entsprechend unserer Weisungen verarbeitet.
Alfaview agiert somit wie ein "externer Mitarbeiter" von uns und ist somit in unsere Organisation mehr oder weniger unmittelbar eingebunden. Alfaview ist es damit untersagt, Daten zu anderen Zwecken zu verarbeiten (z.B. eigene Werbezwecke von alfaview), als wir es in diesem Vertrag festgelegt haben. Da uns der Schutz Ihrer Daten ein großes Anliegen ist, haben wir die Verarbeitungszwecke im Vertrag auf ein unbedingt notwendiges Minimum beschränkt.
2.2 Verantwortlichkeit von alfaview i.S.d. TMG für den Download des Deskopt-Clients
Für den Download über die alfaview-Webseite und der diesbezüglichen Datenverarbeitung auf der alfaview-Webseite ist alfaview selber verantwortlich im Sinne des TMG (vgl. §§ 12 ff. TMG). Beachten Sie diesbezüglich bitte die entsprechenden datenschutzrechtlichen Ausführungen auf der alfaview-Webseite https://alfaview.com.
2.3 Verantwortlichkeit der Plattformbetreiber für den Download der alfaview-App
Für den Fall, dass Sie sich alfaview als App über einen Appstore wie den Google-Playstore oder den Apple-Store herunterladen, ist für die diesbezügliche Datenverarbeitung (des Downloads) der entsprechende Google, Apple usw. Appstore verantwortlich im Sinne des Telemediengesetzes (TMG) verantwortlich.
Die derzeitigen Datenschutzrichtlinien finden sich unter:
3. Einzelne Datenverarbeitungen im Rahmen der alfaview-Nutzung inkl. Legitimationsgrundlagen
Im Rahmen der alfaview-Nutzung gibt es mehrere unterschiedliche Datenverarbeitungsmöglichkeiten, über die wir Sie im Nachfolgenden gesondert informieren möchten.
3.1 Datenverarbeitung im Rahmen des Downloads der alfaview-App
Falls Sie die alfaview-App von einem App-Portal herunterladen sollten, baut Ihr Browser eine Verbindung mit dem jeweiligen Plattformbetreiber auf. Im Rahmen dieser Verbindung übermittelt Ihr Browser systemimmanent Daten an den Webserver des Plattform-Anbieters. Sollten Sie sich mit ihren Nutzerdaten an der Plattform angemeldet haben, ist der Plattform-Anbieter in der Lage, alle Ihre Schritte und Handlungen im Rahmen ihrer Tätigkeiten auf der Plattform, ihrem Account zuzuordnen. Sollten Sie dann die alfaview-App herunterladen, wird dem Anbieter auch die dabei entstehenden Daten übermittelt.
Die Daten, die Sie dem Plattformbetreiber diesbezüglich übermitteln, sind im Wesentlichen die E-Mail-Adresse, ihren Nutzernamen, die Kundennummer des Accounts, den Zeitpunkt des Downloads, etwaige Zahlungsinformationen sowie die individuelle Gerätekennziffer.
Für Art, Umfang und Dauer der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung des entsprechenden App-Stores, ist alleine der entsprechende Anbieter verantwortlich. Diesbezüglich gelten dessen Datenschutzhinweise.
3.2 Informationen zur Datenverarbeitung zur Erstellung und Löschung Ihres alfaview-Nutzeraccounts
Die umfassende Nutzung von alfaview erfordert grundsätzlich einen eigenen Zugang bzw. einen eigenen alfaview- Account. Zur Erstellung Ihres Accounts ist die Angabe Ihres Namens, Ihrer E-Adresse notwendig. Falls Sie alfaview im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit nutzen, Ihres Arbeitgebers / Dienstherren erforderlich.
Daneben wird Ihre E-Mail-Adresse unter Umständen von einem alfaview-Nutzer, der Sie per alfaview-Link einladen kann, verarbeitet.
Sofern Sie alfaview im beruflichen Kontext als unser Bediensteter einsetzen, richtet sich die Legitimation der Verarbeitung ihrer Daten im dienstlichen Kontext nach Artt. 6 Abs. 2, 88 DS-GVO i.V.m. § 15 Abs. 2 LDSG BaWü (bzw. der für Sie einschlägigen landesdatenschutzrechtlichen Regelung) Artt. 6 Abs. 2, 88 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.
Sollten Sie nicht unser Bediensteter sein, sondern ein Externer, richtet sich die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO. Denn wir setzen Alfaview zur Erfüllung unserer uns übertragenen behördlichen Pflichten ein, wozu auch die behördliche Kommunikation via alfaview gehört.
Bei der Verarbeitung mittels alfaview haben wir die erforderlichen technischen / organisatorischen Maßnahmen ergriffen, um das Risiko, das mit der Datenverarbeitung für Sie einhergeht, auf ein vertretbares Niveau zu bringen.
3.3 Anmeldung und Teilnahme an Echtzeit-Events
Mit Ihrer Teilnahme an von uns veranstalteten alfaview-Events verarbeitet alfaview in unserem Auftrag systemimmanent automatisiert Daten, wie Audiodaten, Video- und Chatinhalte.
Falls Ihnen entsprechende Berechtigungen erteilt wurden, haben Sie die Möglichkeit im privaten wie im geschäftlichen Account Gäste per E-Mail in eine alfaview-Konferenz einzuladen. Diese erhalten sodann einen Gast-Link, mittels welchem Sie an der Konferenz teilnehmen können.
Sie können grundsätzlich mittels der in alfaview zur Verfügung stehenden Funktionalitäten nach anderen Personen innerhalb ihrer "Einheit" suchen, die zum Suchzeitpunkt eingeloggt sind. Dieses gilt auch umgekehrt, so dass auch andere eingeloggte Personen unserer Dienststelle nach ihrem Namen suchen können. Dabei kann der Nutzer, der die Suchanfrage startet, in Erfahrung bringen, in welchem virtuellen Raum Sie sich befinden. Der Suchende hat dabei jedoch lediglich nur Zugriff auf Nutzernamen und die Anwesenheit in virtuellen Räumen, für die der Suchende durch den Administrator berechtigt wurde.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung der im Rahmen der Teilnahme an einem Echtzeit-Event anfallenden personenbezogenen Daten ist Artt. 6 Abs. 2, 88 DS-GVO i.V.m. § 15 Abs. 2 LDSG BaWü (bzw. der für Sie jeweils einschlägigen landesdatenschutzrechtlichen Regelung) bzw. Artt. 6 Abs. 2, 88 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG- sofern Sie alfaview im beruflichen Kontext einsetzen). Für alle anderen Fälle richtet sich die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO.
Personenbezogene Daten von anderen Teilnehmern eines Echtzeit-Events (z. B. Kommunikationspartner, sonstige Dritte) oder von im Echtzeit-Event von den Teilnehmern ausgetauschten personenbezogenen Daten Dritter werden auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO verarbeitet. Denn auch dieses erfolgt in Ausübung unseres behördlichen Auftrags. Selbstverständlich werden wir die Daten auch wirklich nur zu diesem Zwecke nutzen.
3.4 Zugriffsberechtigungen im Rahmen der Nutzung von alfaview
Je nachdem, in welchem Umfang Sie die Client-Software / die App / Webanwendung nutzen möchten, ist es notwendig in der Anwendung eine Zugriffsberechtigung / Freigabe auf Ihre Webcam, Ihr Mikrofon und bzw. oder Ihren eigenen Bildschirm oder Teile des Bildschirms zu erteilen. Nur mit Freigabe des Mikrofons können Sie sich am Meeting beteiligen.
Auch Inhalte, die Sie mit anderen in den Echtzeit-Events teilen, können von anderen Teilnehmern nur zur Kenntnis genommen werden, wenn Sie dieses ausdrücklich gestattet haben.
Sie haben mittels der Einstellungsmöglichkeiten des Browsers oder des Betriebssystems die Möglichkeit, die jeweiligen Zugriffsberechtigungen einzeln zu verwalten. Somit ist es durchaus möglich, nur eine Zugriffsberechtigung für ausgewählte Inhalte (z. B. auch nur für ausgewählte Anwendungen auf dem Bildschirm) zu erteilen.
Die Inhalte (Audio-, Video- oder Textdaten) werden innerhalb der Echtzeit-Events im Rahmen der Nutzung von alfaview verschlüsselt übertragen, sodass nur die Teilnehmer des Echtzeit-Events auf diese Daten Zugriff erhalten. Das bedeutet, dass Dritte von außerhalb des virtuellen Meeting-Raums nicht auf die Daten zugreifen können.
Die Legitimation des Zugriffs erfolgt damit aufgrund ihrer eigenständigen, jederzeit widerrufbaren Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.
3.5 Logfiles/Protokolldaten
Bei der Nutzung von alfaview fallen systemimmanent Daten der Nutzung an, die in sog. Logfiles bzw. Protokolldateien von alfaview-Servern und ggf. auch dem alfaview-Client gespeichert werden. Hierzu gehören insbesondere:
- IP-Adresse des PCs bzw. des mobilen Endgeräts
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Betriebssystem Ihres PCs bzw. des mobilen Endgeräts
- Spracheinstellungen
- Dauer der Sitzung
- Information über die Nutzung einer Webcam, eines Headsets oder eines Mikrofons
- Relevante Details zur Systemkonfiguration (z. B.: Grafikkarte, Soundkarte, Treiberversion)
Diese Daten werden von der alfaview GmbH als Betreiberin der Anwendung alfaview in unserem Auftrag verarbeitet, um Ihnen im Rahmen des berechtigten Interesses die Dienstleistung zur Verfügung stellen zu können (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO).
Die Verarbeitung geschieht zu folgenden Zwecken:
- um Fehler erkennen und beheben zu können
- um eine missbräuchliche Nutzung sowie sicherheitsrelevante Ereignisse, Rechtsverstöße oder technische Probleme zu erkennen und darauf reagieren zu können (d. h. zur Systemüberwachung) sowie
- um den Service fortlaufend verbessern zu können.
Die Daten werden nur solange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist. Grundsätzlich werden die Daten spätestens nach acht Wochen gelöscht.
4. Empfänger der personenbezogenen Daten
Es ist uns ein großes Anliegen Ihre Daten, die wir im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeiten, grundsätzlich nicht unbefugt an Dritte weiterzugeben.
Eine Weitergabe erfolgt daher nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind.
Inhalte aus „Online-Meetings“ sind oftmals gerade dazu bestimmt, an etwaige Dritte wie andere Behörden usw. weitergeleitet zu werden. Daher sollten Sie, falls Sie eine Weitergabe nicht wünschen, dieses entsprechend kommunizieren oder geheim zuhaltende Daten für sich behalten.
Als Anbieter der alfaview Software unterstützt uns die alfaview GmbH wie unter Punkt 2.1 angesprochen, als externer Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DS-GVO. Aufgrund entsprechender vertraglicher Vereinbarungen verarbeitet alfaview Ihre Daten streng entsprechend unserer Weisungen. Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) erfolgt grundsätzlich nicht und findet ausschließlich nach Angaben von alfaview auf Servern in Deutschland statt.
Sofern sich eine betroffene Person in ein Online-Meeting aus einem Drittland einwählt, können wir nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver außerhalb der EU erfolgt.
Zum Betrieb von alfaview werden von der alfaview GmbH eingesetzte Dienstleister unter Umständen Zugriff auf personenbezogene Daten eingeräumt, insbesondere um den sicheren sowie ordnungsgemäßen Betrieb der Anwendung zu ermöglichen. Dabei handelt es sich grundsätzlich um Dienstleister und Erfüllungsgehilfen (z. B. Rechenzentrumsbetreiber, Hosting-Dienstleister, Dienstleister im First-Level-Support), die im Auftrag von alfaview (und somit in unserem Unterauftrag) als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DS-GVO tätig werden. Diese wurden von alfaview allesamt vertraglich auf die strenge Verschwiegenheit bzw. die zwingend einzuhaltende Vertraulichkeit verpflichtet.
Ferner werden, soweit erforderlich, Daten zum Teil an die alfatraining Bildungszentrum GmbH übermittelt, insbesondere, wenn Angestellte der alfatraining Bildungszentrum GmbH Logfiles im Rahmen der Diagnose und des Supports weisungsgebunden verarbeiten.
Wie aufgezeigt, können auch andere Anbieter Ihre Daten erhalten, z. B. beim Herunterladen der App, weshalb auch diese als Empfänger i.S.d. DS-GVO zu betrachten sind. Diese sind jedoch wie dargestellt, für ihre Verarbeitung alleine verantwortlich, sodass wir auf diese Verarbeitung keinen Einfluss nehmen können.
5. Welche Rechte haben Sie als Betroffene/r?
Da uns der Schutz Ihrer Daten ein großes Anliegen ist und wir die Datenverarbeitung mittels alfaview so fair wie möglich zu gestalten, haben Sie selbstverständlich auch die Ihnen gesetzlich zustehenden und nachfolgend aufgeführten Rechte uns gegenüber, jederzeit auszuüben.
So haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit gerne an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie, soweit die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen, ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung.
Schließlich steht Ihnen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zu.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Für den Fall, dass die Datenverarbeitung auf Ihrer wirksamen Einwilligung beruht, haben Sie jederzeit das Recht, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, jederzeit zu widerrufen.
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
6. Wann und wie erfolgt die Löschung von Daten?
Bei der Löschung Ihrer Daten orientieren wir uns insbesondere an den datenschutzrechtlichen Grundprinzipien gem. Art. 5 und hierbei insbesondere die Grundsätze der Zweckbindung sowie der Speicherbegrenzung. Daher löschen wir Ihre Daten grundsätzlich immer dann, wenn uns kein legitimer Zweck zur Aufbewahrung (Speicherung) mehr zur Seite steht.
Eine Legitimation der Datenaufbewahrung kann insbesondere darin bestehen, dass gewisse Daten noch benötigt werden, um etwaige, uns gesetzlich übertragene Pflichten zu erfüllen.
Wenn Sie bei „alfaview“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat gespeichert werden.
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Audio-, Video- und Textinhalte, die im Rahmen der Nutzung des Dienstes verarbeitet, grundsätzlich nicht über das Ende eines Echtzeit-Events hinaus gespeichert werden!
Ein Nutzeraccount wird von alfaview grundsätzlich 30 Tage nach Vertragsende gelöscht. Wenn Sie einen kostenfreien Daueraccount nutzen, erhalten Sie, sofern Sie den Account nur in geringem Maße nutzen, nach zwölf Monaten eine Nachfrage, ob Sie den Account aufrechterhalten möchten. Sofern Sie hierauf keine Rückmeldung geben, wird Ihr Account 30 Tage nach dieser Anfrage gelöscht. Falls Sie Rückmeldung geben, dass Sie den Account nicht mehr nutzen möchten, wird der Account ebenso nach 30 Tagen gelöscht.
7. Sonstiges
Diese Datenschutzerklärung stammt aus März 2022. Wir behalten uns vor, diese entsprechend etwaige Änderungen zu ändern. Auf entsprechende Änderungen werden wir entsprechend hinweisen.